Le format de représentation de la comptabilité dans le cadre du contrôle fiscal des comptabilités informatisées (FEC)
L’article Lp. 957.1 du Code des impôts dispose que : « I. Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable qui fait l'objet d'une vérification de comptabilité satisfait à l'obligation de représentation des documents comptables mentionnés au troisième alinéa de l’article Lp 927 bis en remettant au début des opérations de contrôle, sous forme dématérialisée répondant à des normes fixées par arrêté du gouvernement de la Nouvelle-Calédonie, une copie des fichiers des écritures comptables définies aux articles 420-1 et suivants du plan comptable général. »
L’arrêté n°2020-2223/GNC du 29 décembre 2020 relatif au format de représentation de la comptabilité dans le cadre du contrôle fiscal des comptabilités informatisées précise donc que :
- Le fichier des écritures comptables (FEC) est un fichier unique. Par exception et en accord avec le service vérificateur, il peut être scindé en plusieurs fichiers
- Le FEC doit comprendre l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice.
Il comprend donc les écritures après opérations d’inventaire, les écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur et l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l’entreprise, pour chaque écriture, mais ne comprend pas les écritures de centralisation et les écritures de solde des comptes de charges et de produits. - Les écritures doivent être classées par ordre chronologique de validation
La validation des écritures comptables est « une phase de traitement automatique volontaire, activée grâce à une fonction du logiciel, qui consiste à figer les différents éléments de l’écriture de façon telle que toute modification ultérieure de l’un de ses éléments soit impossible » (BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 n°90)
Le défaut de validation des écritures comptables peut conduire à considérer que la comptabilité est irrégulière et/ou non probante. Dans ce cas, l’administration fiscale pourra effectuer une reconstitution du chiffre d’affaires. De plus, si un logiciel comptable permet de modifier, après la validation, les écritures initiales, alors la comptabilité n’a aucun caractère probant (CAA Marseille 13 avril 2012, n°09MA01619).
Pour précision, le lettrage n’est pas concerné par l’intangibilité de la validation d’écriture - Le FEC doit être nommé selon la nomenclature suivante : « RIDFECAAAAMMJJ », dans laquelle :
- RID = Numéro d’ordre à 7 chiffres
- AAAAMMJJ = Date de clôture de l’exercice social
Les exercices clos antérieurement à la publication du présent arrêté peuvent répondre aux normes qu’il définit et prévoit ou aux normes définies au sein de l’arrêté n°2012-1667/GNC du 17 juillet 2012.
En revanche, les exercices clos à compter de la publication du présent arrêté, soit à compter du 1er janvier 2021, doivent impérativement répondre aux normes qu’il définit et prévoit.
Le défaut de présentation de la comptabilité selon ces normes entraîne l’application d’une amende de 500 000 F.CFP.
